Sprint - reseña crítica

Cuando 3 chicos de Google Ventures - el brazo de Google para inversiones en tecnología - se unen para escribir un libro, sabemos que lo bueno está por venir. “Sprint” nos presenta una cadencia simple y eficaz para ayudar a las empresas a resolver problemas, con un modelo probado en cientos de empresas. Con procesos claros y un flujo de sólo 5 días, podrá validar ideas más rápidamente con su equipo. Este libro es una lectura obligada para los empresarios y líderes tecnológicos, pero sus principios pueden ser utilizados en cualquier empresa y cualquier tamaño de equipo. Innovar es algo desafiante, ya sea empresario, maestro o un ejecutivo multinacional. ¡Leamos este micro libro en un Sprint de 12 minutos!

Utilizar Sprints para crear y ejecutar con velocidad

En su empresa, ¿ha intentado presentar una idea nueva? ¿Alguna vez trató de crear un nuevo modelo de negocio? Es extremadamente común que empresarios y líderes se sientan frustrados con estos desafíos. Muchos de ellos invierten mucho dinero para probar ideas y terminan descubriendo al final que esto no era exactamente la mejor manera. Para evitar estos errores y no llegar al mercado con un producto que no es lo que el cliente quiere ni con un producto incompleto, es necesario buscar nuevos enfoques. Si usted se pregunta "¿cuál debería ser mi enfoque ahora?" O "¿cómo poner una nueva idea en práctica?", usted necesita saber sobre una metodología simple y extremadamente eficaz: Sprint.

El proceso fue creado por el diseñador Jake Knapp en Google y ampliamente aceptado, entregando resultados reales. Varias unidades de Google, como el equipo de búsqueda y de correos electrónicos, utilizan Sprints. Incluso la unidad de proyectos más ambiciosos, Google X, ha adoptado la metodología, incluyendo el desarrollo de automóviles automanejables. Al darse cuenta de su potencial, Jake se unió a sus coautores y adoptó el proceso en más de 100 empresas invertidas por Google Ventures.

Sprint es una metodología de gestión de proyectos que da velocidad a las empresas y se basa en ciclos cortos de sólo 5 días. La metodología Sprint requiere un proceso que puede parecer un poco intensivo y desafiante, pero que dará grandes resultados. Si usted tiene una startup, debe sumergirse de cabeza en la metodología para probar ideas más rápidas. En una startup, usted no cuenta con un margen de error significativo al lanzar un producto. Si usted comete un error, por lo general se queda sin fondos y la empresa muere. Usted necesita ser capaz de golpear y adaptarse con rapidez. Con los Sprints, las startups tienen un método eficiente para probar sus ideas, antes de que se inviertan demasiados recursos, aumentando así sus posibilidades de éxito.

Cuándo usar Sprints

Posiblemente, usted se haya visto en una situación en la que están ocurriendo múltiples proyectos, los plazos de entrega están amenazados, un gran volumen de tareas se está acumulando y los recursos físicos y humanos no están tan bien aprovechados como deberían ser.

Jake estaba en una situación similar. Trabajó como diseñador en el equipo de Gmail en Google. Los plazos eran estrictos. Tenía sólo 30 días para diseñar y entregar una función que ayudó a Gmail a organizar automáticamente los mensajes de sus usuarios. A pesar de este plazo, Jake y su equipo fueron capaces de entregar la funcionalidad a tiempo, a través de una línea de tiempo y un proceso organizado. El equipo fue capaz de prototipar, hablar con los usuarios, desarrollar y lanzar la funcionalidad a tiempo, organizando el proyecto en Sprints.

Pero, ¿cómo saber si el Sprint es adecuado para usted? Para los autores, Sprint es ideal si necesita iniciar proyectos complejos y desafiantes y no sabe por dónde empezar. ¿Tiene un nuevo modelo de negocio para validar? ¿Una gran característica que necesita ser diseñada? ¡Adopta Sprints! Si lo que estás buscando es sólo una mejora incremental, ten en cuenta que: Sprint no es la mejor metodología para eso. Si la ganancia del proyecto es pequeña y el riesgo es bajo, no vale la pena detener al equipo completo por 5 días para un Sprint, ¿de acuerdo?

Los principales casos en los que Sprint se aplica son:

• Proyectos de alta inversión: Si el proyecto es costoso, requiere de muchos de recursos y no sabe por dónde empezar, Sprint es ideal para empezar a ejecutarlo;
• Proyectos con plazos cortos: Si tiene poco tiempo para entregar un nuevo proyecto, la metodología de Sprint lo ayudará a acelerar y entregar más rápido;
• Proyectos estancados: ¿Tiene un proyecto estancado en su lista de prioridades? Sprint lo ayuda a desentrañar el diseño y asegurarse de bajarlo al papel.

No haga un MVP

¿Alguna vez has oído hablar de un startup llamado Webvan? Salió en 1999 para ayudar a la gente a comprar alimentos y compras en los supermercados a través de Internet. La compañía recaudó cientos de millones de dólares en inversiones pero falló porque sus socios y ejecutivos no tenían experiencia con el mercado minorista. No sabían cómo lidiar con la compleja logística de las entregas. No pudieron entregar un producto completo que resolviera el problema de los clientes a la velocidad requerida. La metodología de Sprint le impide cometer este tipo de error.

En un Sprint, puede resolver problemas rápida y eficazmente, eliminando las barreras entre su momento actual y una ejecución exitosa. Si has leído nuestro microlibro de Eric Ries 'The Lean Startup’, has oído hablar del concepto MVP. Un MVP es un producto mínimo viable, es decir, un producto desarrollado con la menor cantidad posible de funcionalidades que intenta recoger la retroalimentación inicial del cliente para que pueda ser validado. Este enfoque es interesante, pero a través de Sprints, se llega a ir más lejos. Con ellos, usted puede crear prototipos realistas que están listos para recoger comentarios reales de los clientes, manteniendo la velocidad.

En un Sprint, realmente no necesita ejecutar para validar sus resultados. Ya sea que esté creando un nuevo plan de ventas para su empresa o desarrollando una aplicación de smartphone, la metodología será útil. En la cartera de fondos de inversión donde trabajan los autores, esta metodología ya ha sido utilizada por equipos de marketing, ventas, productos e incluso finanzas. ¿Está listo para averiguar cómo funciona Sprint?

Preparaciones para el Sprint

Si quiere adoptar Sprints, debe prepararse antes de empezar. Para Sprints eficaces, usted necesita tener equipos pequeños, multidisciplinarios con papeles claros. Jake recomienda que los equipos estén siempre compuestos por menos de 7 miembros quienes cuenten con las habilidades necesarias para llevar a cabo el proyecto. Las siguientes son algunas de las funciones que le gustaría tener en un equipo:

1. El tomador de decisiones: El líder de la empresa o alguien que conozca el problema, para que sea atacado a profundidad.
2. El experto financiero: Alguien que entienda completamente los costos y las implicaciones financieras del proyecto;
3. El experto en marketing: Alguien que sepa cómo hacer que su producto llegue a las manos del cliente;
4. El experto del cliente: Alguien que conozca a los clientes y entienda sus desafíos en profundidad;
5. El experto en logística: Una persona que entienda cómo llevar a cabo todos los pasos necesarios para que el producto tenga éxito;
6. El creador de problemas: Alguien que tenga una visión antagónica al equipo, para traer nuevas perspectivas;
7. El facilitador: Un gerente de proyecto que logra mantener el proceso funcionando a tiempo y es capaz de tomar decisiones con agilidad.

Antes de comenzar el Sprint, asegúrese de tres cosas: que la gente conozca a los otros miembros del equipo y conozca sus roles, que conozca el proceso detrás del Sprint y finalmente que entienda el problema que se va a resolver. Cada Sprint necesita dos papeles extremadamente claros y definidos en el primer día. Es necesario decidir quién será el tomador de decisiones y quién será el facilitador. El primero será responsable de tomar decisiones difíciles y resolver conflictos potenciales, mientras que el segundo será responsable de administrar el proceso, los recursos y el personal para que el Sprint tenga éxito. Si el equipo tiene 7 miembros, según lo recomendado, los otros ayudarán en la ejecución, enriquecerán las discusiones y contribuirán sus habilidades técnicas al proyecto

El proyecto debe comenzar el lunes. Idealmente, usted debe tener espacio con pizarras blancas, post-its, bolígrafos, café, agua y aperitivos saludables para maximizar el rendimiento del equipo. También tiene que haber un reloj que todos puedan ver para seguir la duración de las actividades. Otro punto importante: es necesario bloquear la agenda de los participantes para que puedan trabajar sin interrupciones, como reuniones, llamadas telefónicas y otras citas. Es necesario eliminar las distracciones posibles. Un día de Sprint tendrá seis horas de actividad. El autor sugiere que usted comienza a las 10 am y termine a las 5 pm con una pausa para el almuerzo. Con el equipo adecuado, las acciones estructuradas y la eliminación de las distracciones, uno puede progresar rápidamente en ese período de tiempo. Una cantidad moderada de tiempo durante cada día garantizará el nivel de energía, enfoque y productividad durante toda la semana.

¿Listo? Vamos a los 5 días Sprint

Lunes: definir el propósito del Sprint

El Sprint comienza el lunes por la mañana. Reúna a su equipo en la sala preseleccionada y asegúrese de que todos estén alineados. El primer paso en la mañana es asegurar esta alineación preguntando a cada uno de los miembros del equipo cuál es el objetivo a largo plazo que se persigue. Sin esta alineación, es difícil moverse rápido y en la misma dirección, por lo que este paso es esencial. El siguiente paso es mapear los desafíos. Utilice discusiones estructuradas por adelantado y pregunte a su equipo cuáles son sus mayores desafíos. Una vez que usted tiene el equipo 100% montado, usted está listo para empezar. Por la tarde, hable con los expertos sobre el tema dentro de la empresa y pídales que compartan información sobre el reto elegido.

Es hora de crear el plan de Sprint. No cree un plan cronológico, sino que planifique con el objetivo en mente, y construya el camino gradualmente. Mapear los peligros potenciales y los problemas que pueden ocurrir y averiguar cuáles son las causas. También, mapear los recursos necesarios y los factores externos que pueden ocurrir. Para tener éxito, asegúrese de que el Sprint esté alineado con sus metas a largo plazo. Finalmente, antes de llegar al final del día, elija un objetivo claro y entregable. Algo ambicioso, pero lo suficientemente pequeño para atacar un pedazo del problema en cuestión y que se puede entregar en una semana. Su objetivo debe satisfacer a sus clientes y asegurarse de que pueden utilizar el resultado de sus esfuerzos al final de la semana. La meta del lunes es hacer que el objetivo del Sprint sea claro para todos, crear discusiones ricas, desafíos de mapas y definir claramente qué partes del problema se resolverán en ese Sprint.

Martes: encontrar soluciones

El martes tiene como objetivo definir soluciones a los problemas y retos encontrados el lunes. Éste es el día de recopilar ideas y documentarlas. Por la mañana, haga que cada persona anote la solución que tomaría para resolver el problema en un pedazo de papel y pegarlo en una pared o pizarra. Después de recoger las ideas existentes, deben ser presentadas rápidamente al equipo. El autor llama a estas demostraciones a la velocidad de la luz. En este proceso, durante 3 minutos cada miembro del equipo puede presentar sus soluciones favoritas. Anime a su equipo a crear soluciones que cuenten con recursos y habilidades que son diferentes de las habilidades habituales de ese profesional. Con las demostraciones terminadas, es hora de garabatear. Elija las 3 mejores ideas y deje que los participantes creen bocetos de soluciones posibles en la pared. Lo ideal es que tengas 3 posibles caminos para que el miércoles los evalúes con el equipo y empieces a desarrollar la solución.

Miércoles: días de decisiones

Éste es el día para criticar las ideas del día anterior y para definir cuál será explorado en el Sprint. Las ideas deben pegarse a la pared, pero sin revelar quién es el autor. El anonimato ayuda a las personas a escoger lo mejor sin influencias personales. Lo importante es centrarse en las propias ideas en lugar de aquellas que uno tuvo. Discuta las ideas durante 5 minutos cada una y haga que cada participante vote en sus ideas favoritas. Utilice post-its colorido para que cada persona los coloque en sus ideas favoritas y así estar claro en el tablero quién es el ganador. La idea principal gana y las ideas que perdieron pueden llegar a ser parte de un próximo Sprint. Ahora, en una pizarra, dibuje con los prototipos del equipo cómo funcionan las mejores ideas. Lo ideal es hacer este borrador como si fuera una película donde el cliente es el protagonista y cada paso diseñado ilustra una interacción del cliente con la solución. Los Sprints de diseño existen para probar ideas audaces con alto potencial. No se centran en los pequeños detalles, sino en los grandes desafíos. Déjelos documentados en la pizarra, después de todo, el jueves es el día del prototipo.

Jueves: día del prototipo

Ahora tiene buenas ideas esbozadas en el tablero, pero sólo quedan 2 días para el final del Sprint. Así que es hora de simular su idea para que pueda ser presentada a los clientes y por lo tanto ser validada. Hoy su equipo necesita hacer un prototipo realista, de modo que los usuarios no se den cuenta de que es sólo un prototipo. Debe ser lo suficiente bueno para que vean que es algo cercano a la realidad. Tampoco necesita ser perfecto, después de todo, no queremos que pases la noche trabajando. Los detalles excesivos cansarán al equipo, crearán lentitud en su proceso de aprendizaje y dejarán al equipo entero frustrado. En su prototipo, nunca utilice textos de marcado, como el tradicional "Lorem Ipsum". Utilice textos reales, con datos de personas reales. Tiene que parecer realista, y para eso, los datos y los textos también deben ser creíbles. También es importante que no se centre en la herramienta en sí, sino en la calidad del prototipo. Usted puede hacer un prototipo con casi cualquier cosa, sin la necesidad de herramientas profesionales que generarán retrasos. Hay un gran software para crear prototipos, pero si usted necesita aprender a usarlo, puede comprometer su Sprint. Usted debe comenzar con papel, PowerPoint o un software de dibujo simple. Los prototipos son potentes y es importante que se hagan con el enfoque del cliente, después de todo, el viernes es un día a prueba de fuego.

Viernes: día de la entrevista

El Sprint termina hoy y es hora de entrevistar a los clientes y ver sus reacciones. Usted necesita entrevistar a 5 clientes basados ​​en su interés en el problema seleccionado. Entrevistar a 5 personas expone el 80% de los problemas y se asegura de que usted no tiene que hacer miles de entrevistas para obtener retroalimentaciones cualitativas. Registre estas entrevistas en video para que su equipo pueda ver los resultados.

Antes de mostrarles su prototipo, realice preguntas que hagan sentir cómodos y libres a los entrevistados para ser honestos. También pregunte acerca de su pasado, para tratar de entender de dónde provienen sus opiniones. Una vez que la gente se sienta cómoda con usted, pregunte si le gustaría ver el prototipo. Deje claro que usted no hizo el prototipo, para no hacerlos incómodos ni con miedo de herir sus sentimientos. Solicite honestidad y muestre apertura a la crítica. Mientras que las entrevistas se lleven a cabo, su equipo debe estar en otra habitación viendo la escena en vivo. Para que puedan tomar notas, entender las percepciones de los clientes y anotar aspectos positivos y negativos en la pizarra. Una vez finalizada la entrevista, analicen los resultados y evalúen si el prototipo es prometedor y merece ser desarrollado o no. Junte al equipo para discutir el aprendizaje y tomar notas sobre todo.

Fin del Sprint

Después de los 5 días del Sprint, usted será capaz de saber si una idea vale la pena desarrollar en función de las interacciones reales del cliente. Si su idea funciona, bien. A menudo, usted aprenderá mucho acerca de los clientes y puede tener muchas ideas para mejorar aún más su prototipo. Si su idea falla, no hay problema. De hecho, acaba de ahorrar miles de dólares y meses de desarrollo para descartar algo que los usuarios no quieren. Concéntrese en encontrar nuevas soluciones en lugar de pensar en los costos involucrados en la creación de ese prototipo que tomó sólo una semana. Sprint es rápido y barato. Sprints puede ayudarlo a resolver los principales retos y reducir el riesgo de su proyecto. Mediante el uso de Sprints, usted toma menos riesgos y llega a mejores soluciones.

Ideas no convencionales y valiosas

El libro de Sprint está lleno de grandes ideas y procesos extremadamente interesantes. Algunos puntos interesantes incluyen:

• Es más importante comenzar lentamente a acelerar más tarde. Asegúrese de que el equipo está alineado antes de llegar al punto y comenzar a construir soluciones;
• No busque involucrar a todos en la creación de una solución única, permita que la gente cree sus garabatos, soluciones e ideas. Una vez que usted tenga acceso a una variedad de soluciones posibles, es hora de elegir;
• No mantener un alto nivel de abstracción en las reuniones y no generar sobre-comunicación. Necesita comunicarse con claridad y con tiempos definidos. La adopción de procesos como la votación y tener un decisor final acelerará el desarrollo de su idea. Esto saca la sabiduría de la multitud sin la ineficiencia de los grupos focales tradicionales;
• En lugar de tener todos los detalles perfectos para probar, cree algo rápido. Lo importante es aprender rápido y no perseguir la perfección.

Notas finales

Imagínese si fuera capaz de probar ideas y validarlas con sus clientes sin pasar meses en desarrollo. ¿Qué tan innovadora es su empresa? Usted es capaz de hacer esto mediante la adopción de Sprints. Sprints son un método de gestión de proyectos compuesto de 5 días de lluvia de ideas, que lo ayudan a validar si vale la pena invertir tiempo y recursos en una idea. Combinando los principios de las metodologías ágil y delgada, los autores fueron capaces de crear un marco simple y potente para ayudar a las empresas a obtener ideas fuera del documento. Lo importante es alinear el equipo, prototipar el resultado buscado y validarlo con el cliente.

Consejo de 12’: ¿Le gustó este libro? ¿Quiere poner los conceptos en práctica? Vea los videos de Google Ventures Youtube que demuestran cómo organizarse para crear su propio Sprint. ¿Está interesado en la gestión de productos y desea leer más? También lea nuestro microbook, "Inspirado: Cómo crear productos que la gente ama". Y si su desafío es aprender más acerca de cómo obtener ideas de papel, lea nuestro microlibro basado en "The Lean Startup".